Der neue Kollege fehlt auf der Liste der versicherten Personen: Wer haftet für die entgangene Auszahlung?

Am ersten März tritt ein neuer Maschinenbediener ein; die Personalabteilung nimmt ihn in die Lohnabrechnung auf, gibt die Arbeitskleidung aus und zeigt ihm den Betrieb. Die monatliche Aktualisierung der Liste für die Gruppenversicherung unterbleibt jedoch: Der Kollege, der die Liste führte, war im Urlaub, und wer ihn in dieser Zeit ersetzte, wusste nicht, dass auch das zu seinen Aufgaben gehörte. Im April stürzt der neue Kollege am Schichtende von der Laderampe, bricht sich das Schlüsselbein und verbringt zwei Wochen im Krankenhaus. Auf den Leistungsantrag antwortet der Versicherer, dass der Mitarbeiter am Unfalltag nicht versichert war. Jetzt stellt sich die Frage, die die Artikel über die Routine der Bestandsverwaltung nicht beantworten: Wer zahlt die entgangene Knochenbruchleistung und die Krankenhaustage? Als Makler sehe ich, dass diese Situation nicht selten ist, und die Antwort setzt sich aus zwei Rechtsverhältnissen zusammen: aus dem Vertrag zwischen Versicherer und Unternehmen sowie aus dem Arbeitsverhältnis zwischen Unternehmen und Mitarbeiter.

Die Sicht des Versicherers: Wer nicht auf der Liste steht, ist nicht versichert

In der Gruppenversicherung ist das Unternehmen der Versicherungsnehmer, die versicherten Personen sind die Mitglieder des in den Bedingungen festgelegten Personenkreises. Ab wann ein neu eingetretener Mitarbeiter versichert ist, hängt vom Wortlaut des Vertrags ab und ist von Versicherer zu Versicherer verschieden. Die ungarischen Bedingungen knüpfen den Beginn des Versicherungsschutzes typischerweise an die Meldung beim Versicherer: ab dem Tag der Meldung, ab dem Tag nach der Meldung oder ab dem Ersten des folgenden Monats. Es gibt auch Konstruktionen, bei denen der Kreis der versicherten Personen nicht namentlich bestimmt ist, sondern eine festgelegte Gruppe umfasst – zum Beispiel alle Arbeitnehmer des Unternehmens –, und die Namensliste nur der Beitragsabrechnung dient; in diesem Fall kann auch ein nicht gemeldeter Kollege versichert sein, wenn die Bedingungen das ausdrücklich vorsehen. Den Unterschied beschreibt der Artikel über die Verwaltung von Ein- und Austritten; die genaue Regel Ihres eigenen Vertrags ergibt sich aus den Punkten „versicherte Person“ und „Beginn des Versicherungsschutzes“ der Bedingungen. Eine rückwirkende Meldung nach einem bereits eingetretenen Ereignis ist nach den Bedingungen typischerweise nicht möglich: Der Versicherer zahlt nur für das, was nach Ihrem Vertrag ein Versicherungsfall ist, und nur für Personen, die am Tag des Ereignisses versichert waren. Das ist keine Ungerechtigkeit, sondern die Logik der Versicherung – das Gegenteil würde bedeuten, dass man den Beitrag erst zahlen müsste, wenn schon etwas passiert ist.

Die Sicht des Arbeitgebers: eine Zusage, die er nicht erfüllt hat

Gegenüber dem Mitarbeiter ist die Lage eine andere. Wenn der Arbeitsvertrag, die Benefit-Richtlinie, das Onboarding-Paket oder auch nur eine informierende E-Mail besagte, dass dem Mitarbeiter die Gruppen-Unfall- und Krankenversicherung des Unternehmens ab dem Eintritt zusteht, hat das Unternehmen eine Verpflichtung übernommen. Nach § 166 Abs. 1 des Arbeitsgesetzbuchs (Mt., Gesetz Nr. I von 2012) ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer den im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis verursachten Schaden zu ersetzen. Das ist eine verschuldensunabhängige Haftung: Es kommt nicht darauf an, wer im Urlaub war, sondern darauf, ob der Schaden – die entgangene Auszahlung des Versicherers – im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis entstanden ist. Abs. 2 lässt zwei Gründe für eine Haftungsbefreiung zu: wenn der Schaden durch einen Umstand verursacht wurde, der außerhalb des Kontrollbereichs des Arbeitgebers lag und weder vorhersehbar noch abwendbar war, oder ausschließlich durch ein unabwendbares Verhalten des Geschädigten. Ein vergessener interner Verwaltungsschritt liegt innerhalb dieses Kontrollbereichs, deshalb sind die Aussichten auf eine Haftungsbefreiung nach dem Gesetzeswortlaut gering; den Befreiungsgrund muss ohnehin der Arbeitgeber beweisen. Die Höhe des Schadens lässt sich in diesem Fall gut beziffern: Es ist der Betrag, den der Versicherer nach den Bedingungen gezahlt hätte – die Knochenbruchleistung, das Krankenhaustagegeld für die im Krankenhaus verbrachten Tage, in schwereren Fällen die Invaliditäts- oder Todesfallsumme. Nach § 286 Abs. 1 Mt. verjährt ein arbeitsrechtlicher Anspruch in drei Jahren, der Mitarbeiter kann also nicht nur in den ersten Wochen tätig werden. Ob in einem konkreten Fall eine Haftung vorliegt und in welcher Höhe, kann ein Jurist beurteilen; entscheidend ist, dass die Ablehnung durch den Versicherer den Anspruch des Mitarbeiters nicht zwingend erledigt: Hat das Unternehmen den Versicherungsschutz zugesagt, kann der Anspruch gegenüber dem Unternehmen weiterverfolgt werden.

Wo der Streit entschieden wird: in den Unterlagen

Drei Fragen entscheiden. Erstens: Was hat das Unternehmen zugesagt, und geschah das schriftlich? Der Satz „Die Gruppenversicherung steht allen zu“ im Arbeitsvertrag oder in der Richtlinie ist eine Verpflichtung; ein in einer Teambesprechung gefallener Halbsatz ist schwerer zu beweisen, doch auch die gelebte Praxis – dass seit Jahren alle neuen Mitarbeiter aufgenommen werden – kann zählen. Zweitens: Ab wann wurde der Schutz zugesagt? Formuliert die Richtlinie, dass der Versicherungsschutz „nach der Meldung beim Versicherer ab dem Tag gemäß der Bestätigung des Versicherers“ gilt, decken sich die Erwartung des Mitarbeiters und die Wirklichkeit, und die Frage lautet dann, ob die Meldung innerhalb einer angemessenen Frist erfolgt ist. Verspricht die Richtlinie den Tag des Eintritts, trägt das Unternehmen das gesamte Risiko einer verspäteten Meldung. Hängt der Beitritt dagegen auch von einem eigenen Schritt des Mitarbeiters ab – die Bedingungen verlangen häufig eine Beitrittserklärung oder einen Datenbogen, bei einem Lebensversicherungsbaustein die schriftliche Zustimmung der versicherten Person – und hat der Mitarbeiter diese nicht zurückgegeben, liegt ein Teil des Versäumnisses bei ihm: Nach dem Arbeitsgesetzbuch muss der Arbeitgeber den Teil des Schadens, den der Arbeitnehmer durch eigenes schuldhaftes Verhalten verursacht hat, nicht ersetzen. Drittens: Wer war intern verantwortlich, und war für seine Abwesenheit jemand anderes benannt? Gegenüber dem Versicherer und dem Mitarbeiter spielt das keine Rolle – das Unternehmen haftet –, wohl aber für die interne Ordnung und die Lehren daraus. Im Textmuster für das Onboarding-Paket sollte der Beginn des Schutzes deshalb genau und an Ihre eigenen Bedingungen angepasst formuliert werden, nicht allgemein.

Vorbeugung: eine monatliche Routine und ein Name

• Auf der Checkliste für neue Mitarbeiter sollte die Meldung an den Versicherer als eigene Zeile mit Frist stehen – an derselben Stelle wie die Schritte für die Lohnabrechnung und die Arbeitsschutzunterweisung.
• Gleichen Sie einmal im Monat den Personalstand aus der Lohnabrechnung mit der an den Versicherer geschickten Liste ab: Wer auf der einen steht und auf der anderen nicht, ist das offene Risiko. Die Routine auf der Buchhaltungsseite verwendet dieselben zwei Listen.
• Bewahren Sie die Bestätigung des Versicherers über die Meldung auf; im Streitfall zeigt dieses Dokument, ab wann der Versicherungsschutz gilt.
• Es sollte eine namentlich benannte verantwortliche Person und eine Ersatzperson geben – das ist der am wenigsten sichtbare, aber wichtigste Teil der Rolle des internen Champions.

Eines sage ich als Makler klar: Die Aktualisierung der Liste der versicherten Personen und die Meldung neuer Mitarbeiter sind Pflicht des Unternehmens als Versicherungsnehmer, das kann ich nicht übernehmen – der Versicherer nimmt die Meldung vom Versicherungsnehmer entgegen. Wenn Sie sich melden, helfe ich, wo ich kann.

Wenn es bereits passiert ist

Zuerst sollte der Mitarbeiter den Leistungsantrag auf dem üblichen Weg beim Versicherer stellen, auch wenn das Unternehmen vermutet, dass auf der Liste jemand fehlt: Der Versicherer entscheidet schriftlich, und die Begründung wird für die weiteren Schritte gebraucht. Parallel dazu sollte das Unternehmen seinen eigenen Vertrag prüfen: Ist der Kreis der versicherten Personen namentlich bestimmt, welche Regel gilt für die Meldung, und enthalten die Bedingungen eine Bestimmung, die eine verspätete Meldung regelt? Lehnt der Versicherer ab, bleibt die Frage zwischen Unternehmen und Mitarbeiter: Der Artikel über die Aufgaben des Arbeitgebers beschreibt die unterstützende Rolle, hier ist das Unternehmen dagegen selbst der Verpflichtete. In diesem Fall ist die saubere Lösung typischerweise, dass das Unternehmen den nach den Bedingungen zustehenden Betrag im Wege eines Vergleichs ersetzt, unter Hinzuziehung eines Juristen und mit einer mit dem Buchhalter abgestimmten steuerlichen Behandlung – das kostet weniger und ist menschlicher als ein Arbeitsgerichtsprozess und erhält auch die Glaubwürdigkeit der Zusatzleistung im Team. Die Lehre daraus ist nicht, dass die Gruppenversicherung riskant ist, sondern dass der zugesagte Versicherungsschutz an einem Verwaltungsschritt hängt, der genauso ernst genommen werden muss wie die Lohnabrechnung.

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Quellen

• Gesetz Nr. I von 2012 über das Arbeitsgesetzbuch (Mt.) – § 166 (Schadenersatzhaftung des Arbeitgebers), § 286 (Verjährung)
• Szenási-Varga Nóra: A munkáltató kártérítési felelőssége (Die Schadenersatzhaftung des Arbeitgebers) – Veröffentlichung auf Jogi Fórum
• Kajtor Gergely: Elévülés a munkajogban (Verjährung im Arbeitsrecht) – Veröffentlichung auf Jogi Fórum

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