Selbst das am besten zugeschnittene Paket verblasst, wenn es im Unternehmen keinen Verantwortlichen hat. Der „Botschafter“ ist keine neue Stelle, sondern eine Rolle: wenige Stunden im Monat, von denen dennoch das Leben des Programms abhängt.
Wer sollte der Botschafter sein?
Nicht die Position zählt, sondern drei Eigenschaften: glaubwürdig in den Augen der Kollegen, im Alltag erreichbar, und jemand, der gerne verständlich erklärt. Im kleinen Unternehmen ist das oft die Geschäftsführung selbst oder die Büroleitung; im Schichtbetrieb ist der Schichtleiter die bessere Wahl als eine entfernte Zentrale. Es lohnt sich, auch eine Vertretung für Urlaub und Schichtwechsel zu benennen. Die Rolle muss von der Führung ausdrücklich benannt werden: Das Team soll bei der Ankündigung erfahren, an wen es sich wenden kann – das dazugehörige Drehbuch beschreiben wir im Artikel So kündigen Sie es dem Team an.
Was tut er – und was nicht?
Der Botschafter beantwortet die erste Runde der Fragen: Was ist im Paket enthalten, wo findet man die Informationen, ab wann gilt der Schutz. Er informiert neue Kollegen, erinnert zum Jahrestag und sammelt, was das Team fragt und was ihm fehlt. Was er dagegen nicht tut: Er gibt keine Versicherungsberatung, verspricht keine Auszahlung – und ist kein Schadensachbearbeiter. Den Leistungsfall meldet die versicherte Person oder ihre Familie über die Schadenhotline oder das Online-Portal des Versicherers – die Karte dazu liefert der Artikel Leistungsfall beim Versicherer melden –, Aufgabe des Botschafters ist nur, dass jeder diesen Weg kennt. Stockt ein Fall oder wird der Leistungsanspruch bestritten, unterstütze ich als Makler die Kundin oder den Kunden, soweit möglich. Die (Gesundheits-)Erklärungen der versicherten Personen und die medizinischen Unterlagen gehen direkt an den Versicherer – Einblick hat der Arbeitgeber hier keinen. Die aus dem Arbeitsverhältnis entstehenden Pflichten (zum Beispiel die Untersuchung eines Arbeitsunfalls, der Umgang mit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) bleiben davon unabhängig beim Unternehmen.
Sein Werkzeugkasten
Vier Werkzeuge genügen. Eine einseitige Zusammenfassung der Deckungen. Eine interne Frage-Antwort-Sammlung – eine fertige Vorlage liefern wir im Artikel Interne FAQ-Vorlage. Eine kurze Beschreibung des Meldewegs mit den Kontaktdaten des Versicherers. Und eine einfache Notiz über eingehende Fragen, nach Themen geordnet. Druckbare, teilbare Vorlagen für diese Unterlagen finden Sie auf der Ressourcen-Seite; bei der Anpassung an das Erscheinungsbild des Unternehmens helfe ich auf Wunsch.
Woran erkennt man, dass es funktioniert?
Ein guter Botschafter hinterlässt Spuren: Die Zahl der Grundsatzfragen, die bei HR landen, sinkt, neue Kollegen wissen von selbst, worauf sie Anspruch haben, und zum Jahrestag beginnt die Kommunikation nicht bei null. Seine Rückmeldungen sind zugleich Input für die Vertragspflege – aus den Fragen wird ersichtlich, was das Team nicht versteht und was im Paket fehlt. Wenn Sie die Wirkung auch in Zahlen sehen möchten, finden Sie in unserem Artikel zur Zufriedenheitsmessung eine Vorlage für einen fünf Fragen umfassenden Kurzfragebogen.
Eine Frage zu Ihrem eigenen Team? Buchen Sie ein kostenloses 20-Minuten-Gespräch →
