Wenn wir für eine Gruppenversicherung ein Angebot einholen, schauen sich die Versicherer zuerst zwei Dinge an: wie viele Mitarbeiter es gibt und wie ihre Altersstruktur aussieht. Alles andere – Deckungen, Stufen, Prämie – baut auf diesen zwei Daten auf. Die gute Nachricht: Beide lassen sich ohne Namen zusammenstellen, in einer einfachen Tabelle, in der Regel innerhalb einer halben Stunde.
Warum genau diese zwei Daten?
Das Wesen der Gruppenversicherung ist die Risikogemeinschaft: Der Versicherer bewertet nicht jede Person einzeln, sondern kalkuliert die Prämie für die Gruppe als Ganzes. Die Mitarbeiterzahl ist deshalb mehr als eine Stückzahl: Bei einer größeren Gruppe ist das Risiko besser kalkulierbar, und in der Regel sind auch die Aufnahmebedingungen einfacher – doch auch für kleinere Teams gibt es Lösungen, wie der Artikel Ab welcher Mitarbeiterzahl? zeigt. Die Altersstruktur wiederum ist der Schlüssel, weil sich das Risiko der Lebens- und Krankheitsdeckungen mit dem Alter verändert – die Prämienberechnung bildet das in der Regel über die Alters- und Geschlechtsverteilung der Gruppe ab. Der Versicherer kalkuliert die Prämie in der Regel für die Gruppe als Ganzes und bewertet nicht personenbezogen – oberhalb der Summengrenze ohne individuelle Risikoprüfung (Free Cover Limit) beziehungsweise bei kleiner Mitarbeiterzahl kann er jedoch auch eine individuelle Erklärung oder eine ärztliche Untersuchung verlangen.
So stellen Sie es ohne Namen zusammen
Für die Angebotsanfrage genügt in der Regel eine durchnummerierte Liste, in der jede Zeile einen Mitarbeiter darstellt – ohne Namen: laufende Nummer, Geburtsjahr, Geschlecht, Tätigkeit (bei mehreren Standorten auch der Standort). Eine Zeile sieht in der Praxis so aus: „12. – 1988 – weiblich – Bürotätigkeit – Győr“. Eine einfache Tabellenkalkulation reicht dafür völlig aus; aus der Lohnabrechnung oder der HR-Datenbank lässt sie sich in wenigen Schritten erstellen. Wichtig ist die Vollständigkeit: Auch wer gerade abwesend ist, sollte enthalten sein, und Grenzfälle wie Probezeit oder Teilzeit sollten gekennzeichnet werden – die Regel dafür legt das Unternehmen fest, und ich zeige Ihnen die Möglichkeiten. Die vollständige Vorbereitungsliste habe ich in der Datenliste für die Angebotsanfrage zusammengestellt.
Was macht der Versicherer damit?
Aus der Liste errechnet der Versicherer das Durchschnittsalter, die Alters- und Geschlechtsverteilung sowie die Zusammensetzung nach Tätigkeiten und bildet daraus in der Regel eine Prämie pro versicherter Person auf Gruppenebene. Die Verteilung sagt mehr als der Durchschnitt: Zwei Teams mit demselben Durchschnittsalter können unterschiedlich bepreist werden, wenn bei dem einen die Altersstruktur gleichmäßig ist und beim anderen zwei Alters-Extreme dominieren. Die Geschlechts- und Altersverteilung beeinflusst in der Regel den Preis der Lebens- und Gesundheitsdeckungen; beim Unfallelement wiegt das Tätigkeitsrisiko stärker. Deshalb lohnt sich eine genaue Angabe: Ein auf Schätzungen aufgebautes Angebot passt der Versicherer beim Start ohnehin an die tatsächlichen Daten an.
Und wenn sich das Team zwischenzeitlich ändert?
Das Angebot ist immer eine Momentaufnahme – der Vertrag hingegen lebt mit dem Unternehmen mit: Ein- und Austritte lassen sich mit einer monatlichen Liste nachverfolgen, die Prämie richtet sich nach der tatsächlichen Mitarbeiterzahl. Bei größeren Umbrüchen – einer Einstellungswelle, einem Personalabbau, einem neuen Standort – lohnt es sich, die Zahlen zum Jahrestag neu zu betrachten. Genaue Ausgangsdaten vereinfachen auch die spätere Verwaltung: Mit einer sauberen Liste läuft die monatliche Übertragung reibungsloser, und die Beitragsrechnung spiegelt die tatsächliche Mitarbeiterzahl wider. Wie aus den zwei Schlüsseldaten ein Angebot und dann ein laufender Vertrag wird, lässt sich auf der Seite So funktioniert es nachvollziehen.
Eine Frage zu Ihrem eigenen Team? Buchen Sie ein kostenloses 20-Minuten-Gespräch →
