Die austretende Kollegin oder den austretenden Kollegen über die Gruppenversicherung zu informieren, ist keine unangenehme Pflicht, sondern die letzte Geste einer guten Zusammenarbeit. Das schlechte Szenario ist, dass die ehemalige Kollegin oder der ehemalige Kollege Monate später noch glaubt, versichert zu sein – das gute Szenario ist eine kurze, einfühlsame, schriftliche Mitteilung. Dafür geben wir hier eine kopierbare Vorlage.
Die Vorlage – für eine Austritts-E-Mail oder das Austrittsgespräch
Liebe(r) [VORNAME],
danke für die gemeinsame Zeit, und alles Gute für deinen weiteren Weg! Im Zusammenhang mit deinem Austritt möchten wir uns um eine wichtige Sache kümmern: dass du bei deiner Firmenversicherung ganz klar siehst, woran du bist.
Deine Gruppen-Lebens-, Unfall- und Gesundheits-Summenversicherung endet zusammen mit deinem Beschäftigungsverhältnis am [ENDDATUM] – so funktionieren Gruppendeckungen grundsätzlich. Was du wissen solltest:
– Der Schutz gilt bis [ENDDATUM]; Ereignisse, die danach eintreten, sind nicht mehr gedeckt.
– Ist dir während der Laufzeit der Deckung etwas passiert, das einen Leistungsanspruch begründen könnte, kannst du die Meldung direkt beim Versicherer machen – die Kontaktdaten findest du hier: [KONTAKTBLATT / INTRANET-LINK].
– Bei mehreren Produkten besteht die Möglichkeit, den Schutz individuell fortzuführen, in der Regel zu vereinfachten Bedingungen. Falls dich das interessiert, kann dir [DER KUNDENSERVICE DES VERSICHERERS / DER MAKLER] Details nennen.
Bei Fragen hilft dir [NAME DER HR-KONTAKTPERSON] gerne weiter. Nochmals danke für alles!
Viele Grüße
[NAME UND POSITION DER UNTERZEICHNENDEN PERSON]
Welche Fragen sollte die austretende Person noch klären?
- Was ist das genaue Enddatum? Es macht einen Unterschied, ob es der letzte Arbeitstag oder der Tag der Abmeldung von der Liste ist – die Regel des Unternehmens sollte klar ausgesprochen und in der Mitteilung festgehalten sein.
- Gibt es ein schwebendes oder noch nicht gemeldetes Ereignis? Ist der Versicherungsfall noch während der Laufzeit der Deckung eingetreten, kann der Anspruch den Bedingungen nach in der Regel auch nachträglich noch gemeldet werden – die genaue Frist legen die Bedingungen des jeweiligen Versicherers fest.
- Besteht eine individuelle Fortführungsmöglichkeit? Wenn ja, bis wann und zu welchen Bedingungen kann sie beantragt werden – das ist das stille, aber wertvolle Element des Austrittspakets.
- Wird neuer Schutz gebraucht? Wird es am neuen Arbeitsplatz einen ähnlichen Benefit geben, und was passiert in der Zwischenzeit – darauf sollte die austretende Person selbst eine Antwort finden.
Mini-Checkliste für HR
- ☐ Enddatum festlegen und der austretenden Person mitteilen – schriftlich.
- ☐ Die Mitteilung im Austrittsgespräch übergeben (oder per E-Mail, noch vor dem letzten Arbeitstag).
- ☐ Die Liste der versicherten Personen bei der nächsten Datenmeldung aktualisieren – die Buchhaltung eingeschlossen.
- ☐ Die aktuelle Fassung des Kontaktblatts beilegen – Anhaltspunkte auf der Ressourcen-Seite.
Die Austrittsinfo hat ein Gegenstück: das Material für neue Kolleginnen und Kollegen. Wenn auch beim Onboarding Ordnung herrschen soll, sind die Onboarding-Paket-Vorlage und die Mitarbeiterinfo-Vorlage die passende Fortsetzung. So bleibt der gesamte Bogen des Schutzes – vom Eintritt bis zum Austritt – dokumentiert und menschlich.
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