Die beste Investition bei der Einführung einer Gruppenversicherung ist eine halbe Stunde mit dem Buchhalter – noch vor der Angebotsanfrage. Damit diese halbe Stunde wirklich etwas bringt, haben wir die Fragenliste zusammengestellt, mit der es sich lohnt, sich zusammenzusetzen. Drucken Sie sie aus, nehmen Sie sie mit, und schreiben Sie die Antworten direkt daneben.
Warum ist der Buchhalter die erste Station?
Das Produkt lässt sich auch ohne ihn auswählen – die Konstruktion nicht. Der versicherte Personenkreis, die Strukturierung des Beitrags und die Ordnung der Unterlagen bestimmen die steuerliche Behandlung, und dabei hat der Buchhalter das entscheidende Wort; die Zusammenhänge zeigt der Grundlagenartikel zur Besteuerung. Eine nachträgliche Umgestaltung ist zudem immer teurer als die vorherige Abstimmung. Der zweite Gewinn des Gesprächs ist Gelassenheit: Sind Einordnung, Richtlinie und Belegordnung im Voraus geklärt, bleiben nach der Einführung keine offenen Fragen – und auch der Jahresabschluss bringt keine Überraschungen.
Die Checkliste: 10 Fragen für Ihren Buchhalter
- Mit welcher Einordnung würden Sie den Beitrag zur Gruppenversicherung in unserem Unternehmen behandeln?
- Kommt es bei uns darauf an, ob der Beitrag auf Einzelpersonen aufgeteilt oder auf Gruppenebene abgerechnet wird – und was empfehlen Sie?
- Brauchen wir eine Benefit-Richtlinie oder einen internen Beschluss, und was sollten wir darin festhalten?
- Welchen Beleg erwarten Sie zur Beitragszahlung, und welche Belegordnung verlangen Sie?
- Wie verbuchen wir die Beitragskorrekturen wegen Ein- und Austritten?
- Ist bei Beitragszeiträumen, die über das Geschäftsjahr hinausreichen, eine Periodenabgrenzung nötig?
- Verändert das Steuerregime unseres Unternehmens das Bild – zum Beispiel die Kleinunternehmenssteuer (KIVA) oder pauschal besteuerte beziehungsweise KATA-pflichtige Akteure im Kreis?
- Wie verhält es sich mit der Einbeziehung von Eigentümer-Geschäftsführern und Mitwirkenden ohne Anstellungsverhältnis?
- Haben wir als Arbeitgeber Aufgaben bei einer Versicherungsauszahlung, auf Seiten der Mitarbeitenden oder der begünstigten Person?
- Welche unterjährigen Änderungen sollten wir sofort melden – Mitarbeiterzahl, Tätigkeit, Wechsel des Steuerregimes?
Die Liste enthält bewusst keine „richtigen Antworten“: Ziel ist, dass auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Antworten entstehen, am besten schriftlich. Ist sich der Buchhalter bei einem der Punkte unsicher, ist das kein Problem – dieser Punkt sollte dann vor der Unterschrift gesondert bestätigt werden.
Was sollten Sie zum Gespräch mitbringen?
Den geplanten versicherten Personenkreis und einen Entwurf der Stufen – dafür ist die Seite Pakete ein guter Ausgangspunkt –, die Größenordnung der Deckungen, den geplanten Zahlungsrhythmus und, falls schon vorhanden, den Entwurf der Benefit-Richtlinie. Wir stehen noch vor der Angebotsanfrage, deshalb lässt sich noch alles gestalten: Genau das ist der Sinn. Gibt es noch keinen fertigen Plan, ist das kein Hindernis – Sie können dies auch im Beratungsgespräch ansprechen und sich danach mit konkretem Material zu Ihrem Buchhalter setzen.
Was passiert nach den Antworten?
Aus den Antworten legen wir den Rahmen der Konstruktion fest: Personenkreis, Beitragsstruktur, Unterlagen. Auf dieser Grundlage holen wir konkurrierende Angebote mehrerer Versicherer ein, und nach der Entscheidung läuft auch die Einführung nach diesem Rahmen. Die Arbeit Ihres Buchhalters erleichtert zusätzlich der Buchhalter-Spickzettel – zehn Fragen und Antworten, eigens für ihn zusammengestellt. Und wenn Sie an irgendeinem Punkt nicht weiterkommen, bringe ich die versicherungstechnische Seite ein: Die Beratung ist kostenlos, die Entscheidung liegt bei Ihnen.
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